如何为高效会议筹划高效会议

什么是高效会议？如何策划高效会议？

具有以下八个特点的会议可称为高效会议，详见图1。图1高效会议的八个特点 对于一次会议来说，高效的会议实际上是在正式宣布开始之前开始的。高效会议的第一步是确定是否有必要开会。 这种确认似乎是多余的，但实际上是必不可少的。这一步的作用相当于一个筛选器，它使那些根本不符合发生条件的会议提前落选，从而为高效会议的产生做好第一关。 如果确认有必要召开会议，下一步就是如何筹划会议。 让我们谈谈如何计划一个高效的会议。 高效会议的规划从以下六个方面进行，包括：（1）明确会议目的；（2）确定会议主题和时间分配；（3）选择参与者；（4）选择会议地点；（5）发布会议通知；（6）提前分发会议材料。 1.明确会议目的 会议的目的通常有以下四种类型。 (1)信息传达型。将管理信息传递给参与者，主要是信息通报，参与者的角色主要是听取和记录，会后传达。 (2)问题解决型。会议主要是解决生产、供销协调会等管理问题。 (3)制定计划型。会议主要是通过会议讨论计划的合理性和部门之间的衔接与合作，制定目标计划。 (4)利益调整型。会议主要解决组织调整、权力调整和利益调整等问题。 2.确定会议议题和时间分配 分解问题，确定会议问题，检查会议问题是否符合会议目的。 在会议准备过程中，如何设计高质量的会议问题对会议组织者来说是一个难题。让我们用一些例子来帮助读者了解会议问题的设计方法。 高质量会议问题的设计有两个原则：一是牢记从头到尾，二是学会解决问题。 以会议最终目标为出发点，围绕会议准备要求，确保会议严格按照会议目的和既定议程进行。这就要求会议组织者提前思考会议的目标是什么，实际困难是什么，可能的解决方案是什么，总体思考后确定会议的主要基调。只有想清楚这些内容，才能设计出好的问题。 会议的目的想清楚了，会议的基调也确定了，那么会议组织者要考虑的另外一个问题就是会议的作用：解决问题。 要解决问题，首先要做的就是在会议开始前明确界定问题，这是决定会议成功的关键。作为一名会议组织者，我们应该努力彻底思考问题，提取要讨论的要点，并为每个要点做好准备，以指导会议的基调，使会议朝着有效的方向发展，实现最终目标。 因此，如何在会议开始前明确问题并适当分解，是对会议组织者技能的考验。麦肯锡提出的七步成诗是战略咨询巨头的良好参考，如图2所示。图27步成诗法问题解决策略 所谓七步成诗，是指从定义到解决问题的七个步骤，包括以下内容。 (1)定义问题，明确要讨论的问题和特点。 （2）详细分解定义明确的问题，将相对宽泛的问题分解为几个具体明确的子问题，以便参与者在讨论时更好地理解。 (3)优先考虑细化分解后的问题。毕竟会议时间有限，不能讨论所有问题。会议组织者在分解问题后，应对详细的问题进行重要的排序，并在规定的时间内筛选出最重要的问题作为会议问题。 (4)逐项分析会议问题，这是参与者在会前准备过程中需要做的。 (5)在会议上对会议问题进行关键分析，点讨论各项题目。 (6)总结会议讨论的内容，形成会议共识和结论。 (7)沟通，向与会者解释会议结论，确认大家都能理解。 在这七个步骤中，前三个步骤是会前问题的准备阶段，下面详细介绍了如何按照七个步骤设计会议问题。 第一步:定义问题(考虑会议的目的是解决什么) 在定义问题之前，首先要明确什么是问题，并非所有有问号的都是问题。因此，会议组织者应该明确什么是问题，一个真正的商业问题应该包括以下因素。 (1)问题是具体的，而不是一般的。 (2)问题是有内容的，而不是事实的列表或无可争议的主张。 (3)问题可以采取行动，动作分解清晰。 (4)问题是关注决策者下一步所需的行动，符合决策者的要求。 下面的例子说明了什么是真正的商业问题。 例1:大家都抱怨现行组织结构下各部门各管一摊，各管各管，整体运行效率相对较低。” 这是真正的商业问题吗？不，这是事实陈述，它陈述了一个事实，那就是各管一摊，各为政，运行效率低。 例2：要提高组织运行效率。” 这是真正的商业问题吗？不，这是无可争议的努力方向，当然要提高组织效率。 例3：组织运行效率能否通过调整组织结构来提高？” 这是真正的商业问题吗？不，这个问题太宽泛，没有讨论的基础。 例4哪种方法可以提高组织运行效率？将现行直线职能制组织结构调整为事业部制度？还是保持现有的组织结构，优化授权和产销衔接流程？若调整为事业部，从哪些方面进行调整？若不调整，如何优化现有机制？ 这是真正的商业问题吗？是的，因为这个问题符合具体、内容、行动和反映决策者的想法的特点，这是我们可以定义的商业问题，成为我们设计问题的基础。 步骤2：分解问题（逻辑树，考虑解决问题的关键因素有哪些） 在明确题后，需要对问题进行细化分解，确保所有问题进一步清晰。以下是分解问题的例子，如图3所示。图3会议题分解示例 第三步:优先排序，消除所有非关键问题(目前最需要解决的问题是什么) 要完成问题的详细分解，我们应该找出重点。毕竟，一次会议的时间是有限的能讨论或解决。因此，下一步是优先考虑分解后的问题。可参照以下原则进行优先排序。 (1)每个问题的重要性由判断力和洞察力决定。 (2)团队成员参与:团队成员参与往往能提供更多有益的判断和见解。 (3)分析时不要太注重细节。在这个阶段，(-30%，30%)的准确性就足够了，甚至可以从整体上把握，只需要简单快捷的计算。 (4)要做好冒险的准备，现在正在做的一切都会在未来得到调整。 以下是优先排序的例子，如图4所示。图4会议题筛选举例 会议主题确定后，应合理分配整体时间和子主题时间，包括：1。会议总时间的安排；讨论时间的安排；休息时间的安排。 3.选择参与者 一般来说，会议参与者的选择要少而精，选择会议参与者的条件如下。 (1)让有决策权的人参与。 (2)即使是其他部门的人，如果与会议有关，也让他们参加。 (3)让与会议主题相关的专家参加。 (4)让能正确表达自己意见的人参加。 4.准备会议场地 会议场所是提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效，促进沟通，还能让参与者感到快乐，提高会议效率。 准备场地包括场地选择和场地布局。 （1）场地选择有以下条件，包括：足够的会议空间；参与者和会议组方便的场所；良好的照明、通风、保暖（或冷却）设备；完善的会议设备、桌椅、白板、视听设备等；抗干扰。 （2）会场布置包括：会议桌椅安排；室内装饰（色调、标语或横幅、花草等）；会场设备调试；座次排列等。 5.发布会议通知 如果必须召开会议，应在一周前至少三天前提前通知，以便准备会议。会议通知中应记录的项目包括：会议名称和目的、会议主题、讨论项目和会议类型、会议日期、开始时间、每个主题的时间和结束时间、地址（地址、电话号码、示意图）、主持人姓名、记录人员姓名、参与者名单、附加会议材料、其他材料（参与者必须提前准备）。 6.提前分发会议资料 为了召开有意见的会议，应以提前传达问题、尽可能提前分发讨论材料为坚定不移的原则。对于定期召开的会议的既定问题，还应在给出的日期内确定和实施讨论材料的提前分发。