在人力资源管理与服务信息化方面，一些高校的教职工的人事信息、岗位信息、薪酬信息等一般通过Excel或FoxPro等办公软件进行管理，有些高校人事处也建设了局域网环境的软件系统辅助日常业务办理，这在一定程度上为E-HR系统建设奠定了基础。虽然基于传统手工操作方式，如果没有E-HR系统，人事处也能够办理所有的日常业务。但是，在信息技术日新月异，学校综合改革和人事制度改革全面推进的大背景下，所有的改革措施都需要快速推进，必然有大量的工作要落实，囿于传统业务办理方式必然有很多问题普遍存在。

●没有建立校内共享的基本数据库，如教师库、学生库、机构库、成果库、标准代码库等，信息缺乏共享，导致部门间信息不一致、协同工作不便。
●缺乏比较好用的数据维护工具，导入导出数据不方便，修改和审核信息流程不流畅，没有个人更新信息的机制，导致信息的时效性不强，无法实时反映人事信息的变化。
●没有实现基于网络的数据共享传输、业务流程办理、部门协同办公等，线上线下割裂，受限于时空，重复工作量大。
●现有系统常常以单机版或单个业务模块独立存在，数据和业务没有实现互联互通，不够透明公开，也不利于业务之间的相互校验。
●数据报表制作主要依赖于手工完成，没有实现系统自动化定制和生成。
●基本信息和业务数据不完整和准确，无法为领导提供强有力的决策分析支持。
●系统运行不稳定，使用中的问题无法及时解决，得不到强有力的技术支持服务等。
通过上述对现状、问题和改革需求的分析，我们认为，为了做好人力资源管理与服务工作，有必要建设并应用网络版的E-HR系统，采用信息化路径解决问题，提高工作效率，提升服务质量，进而实现面向各职能部门和广大师生的“大数据、大平台、大应用”，为学校综合改革及人事制度改革提供技术支撑，服务于学校的简政放权、科学决策、协同办公、绩效管理和信息公开等。我们认为，E-HR系统的大范围推行，可以实现信息更准确、工作更高效轻松、部门协作更畅通、学院和教师更满意、数据共享和分析更方便。
从高校人力资源管理与服务的整体业务上架构E-HR系统，要求囊括学校人事处各项基本业务，各业务之间相互关联。首先，建立核心的业务模块，如组织机构、人事管理、薪酬福利、人才招聘、岗位聘任、师资培养、绩效考核和决策分析等方面的管理与服务功能；其次，要建立支持协同办公的信息流与业务流模块，如待办事项、业务预警、消息互动、角色切换、文件共享和数据中心；再次，要建立支撑系统灵活配置和稳定运行的系统管理模块，如对象定义、流程引擎、报表工具、安全策略和系统设置；再次，系统要面向广泛的用户对象，如全校教职工、校领导、学院、人事处和相关职能部门的管理与服务人员；最后，从学校整体信息化出发，E-HR系统还要与组织部门、校办、财务、科研、教学、学生、资产和后勤等相关业务系统进行整合和互联互通，为整个学校的数字校园建设提供最基本的人事信息和应用抓手，这是学校信息化发展的关键要素之一（见图1-5）。
图1-5 E-HR系统业务架构图
业务系统必须以人为本才有可能得到用户的支持并乐意使用。从用户对象来说，E-HR以人力资源管理与服务为主线，面向全校开放，除人事处主要使用系统外，既直接面向学校各类教职工，也包括协同工作的二级单位（主要是有人事权的学院）和职能部门（双重角色，既是二级单位，也是业务协同办理部门），当然也要为学校领导决策服务（虽然校领导不一定会直接操作系统）。E-HR系统为各类用户服务的内容也不同，有的聚焦在信息查询和共享，有些重点是业务办理和审核确认，还有一些仅仅要求数据交换（见表1-3）。
表1-3 E-HR系统主要服务用户及内容
（续表）
E-HR系统作为一个日常应用较多、面向用户对象较多、涉及职能部门较多的业务系统，并不会一建设好就能够自然而然被用好。人事工作相当复杂，E-HR系统建起来难、用起来和用好更难。首先，建设一个好的E-HR系统就是一件相当困难的事情，需要科学合理的需求分析和系统架构、可灵活设置的业务流程和功能模块、简单易用的技术路线和操作界面、持续的改进、强有力的领导和项目负责人等；其次，即便建设好了一个E-HR系统，真正用起来还需要强有力的组织协调和推进、用户使用兴趣和动力、有效的抓手和应用效果吸引、及时的技术支持和使用指南、逐步推进的应用广度和深度等；另外，无论是建设还是应用过程中，都可能遇到困难和阻力，如领导力、经费、技术和时间的困难，以及用户传统工作方式的阻力、数据丢失或扩散的担忧、信息化导致原有权益的透明化、部门之间和人与人之间沟通的障碍等。一个理想的E-HR系统，至少要达到如下并不太容易达到的基本要求。
——标准化与开放性。系统采用的设备、基础平台、系统软件、应用软件均应符合国际通用标准，其实这点是难以完全达到，但只要能支持常用的浏览器和Excel表格就好，至于后台的硬件、软件和数据库，用户感知并不明显；系统建设要遵循国家有关教育管理系统的标准和高校信息化建设标准开发，缺少标准的则要与学校协商；由于E-HR系统将要与数字校园及其他业务系统整合，因此，信息网络中心首先应代表学校做好业务系统和数据库的标准化工作，而且这种标准在全校推行可能会遇到无人响应的障碍；系统开发和组网使用的技术应与技术发展的潮流吻合，保证系统的开放性、技术延伸性和亲和性。
——先进性与实用性。首先，为保证系统在未来一段时期，其技术仍能满足应用发展的需求，不至于更新换代太频繁，系统应采用国际上先进、成熟、实用的技术。但是，E-HR系统毕竟只是一个校级的业务系统，也要从系统需求出发，结合具体运用和实际来设计系统，采用最合适的技术路线，最大限度地满足各项功能要求，确保实用性，系统具有良好的性价比，太庞大或先进的系统甚至不利于更新维护，建和用都会更麻烦。
——安全性与稳定性。E-HR系统涉及教职工的切身利益，一旦大范围推行，使用会相当频繁。因此，系统首先要符合国家有关信息安全的政策法规，能够适应国际互联网、政务专网等多层次的安全要求，利用学校的VPN限制外网直接访问是常用的方式；系统通过采用备份、容灾、容错等方案，提供良好的可靠性，使整个系统受到有意或无意的非法侵入而造成系统破坏的可能性降至最低程度，数据的经常性备份会在一定程度上减小用户对数据丢失的担忧；合理地划分独立的功能模块，充分考虑系统各个模块之间的关系，保证系统的稳定运行，即便个别模块出现问题，也要保证其他模块能继续运行，并及时修正出错的模块。
——易用性和集成性。E-HR系统应采用学校用户使用最普遍的工具软件和操作方式，尽可能减少培训的工作量和适应新系统的周期，达到不需要帮助或简单在线帮助就能够网上办理业务的程度，功能越丰富、操作越简单；各个业务模块既是相对独立的子系统，又能实现各模块相互之间必要的信息交换，可实现自上而下、集中统一的网络、设备监控和管理；而且，一些模块还能够实现与学校其他业务系统的对接，共享信息或直接办理业务。
——可维护性和可扩展性。E-HR系统的管理、维护和维修应具有简易性和可操作性，系统的网络平台、系统软件、应用软件都提供方便、灵活的维护手段，方便应用人员在没有专业技术支持的情况能够进行简单必要的维护和管理；从应用的设计来讲，当需要增加新的应用模块时，系统平台要提供相应的接口并具有良好的可扩充性，不必因为增加应用模块而重新编写整个应用程序，甚至用户可以自行配置对象和模块；硬件支撑平台具有可扩展性，当用户数增加时，可以通过增加服务器、设备模块的方式来适应系统性能的要求；避免频繁升级和打补丁，如果提供产品升级服务，能够实现功能和数据的平滑升级，提供符合行业标准的二次开发接口，保证将来能够进行升级改造等。

先期部署最基本的日常应用模块


不要奢望E-HR系统建设一蹴而就、一劳永逸，也不要期待E-HR系统一建起来就能满足所有的应用需求、解决所有的问题。这个建设和应用过程是逐步推进而漫长的，甚至需求和业务流程常常在应用过程中有较多变化。为了让E-HR系统最快、最少阻力地先用起来，首先要从最容易也是最重要的工作实现作为起点，引起用户兴趣。
●对各类教职工和组织机构的信息进行整理，核校重要的基本信息，向教职工和二级单位开放，实现基本的增删改查和导入导出，这是所有模块应用的基础。
●实现与人事变动相关的入职、调转、任免、转正、离退、离世、离校等业务的网络化管理与服务，人事信息与业务更准确地对接，减少和避免信息不一致的情况。
●围绕薪酬的起薪、调薪、停薪等业务实现网络化管理与服务，且与人事变动信息和流程直接对接，实现半自动化处理，仅此一项就可节省薪酬管理岗工作量一半以上。
●对社保和劳动合同进行清理及规范管理，基本信息和合同信息在系统备案。
●实现人事信息与学校数据共享平台的对接，为数据共享平台和学校其他业务系统提供教职工号和单位代码两个关键字段，并实现人事信息向校办、财经、科研、教学、资产、退休、组织等职能部门有权限、有范围地共享，实现数据无纸化传输。
●有步骤地向人事处内部、学校职能部门、二级单位和教职工开放试用，逐步建立信息化管理与服务的意识和兴趣，并转化为受欢迎的行动。
●从系统中导出基本信息，根据领导决策需要统计分析，并自动生成报表等。
对于E-HR系统功能和开发，采用模块化的思路是可行的，这些模块要能够自行配置，而且，模块自身的业务要相对独立，模块之间的关联要建立要业务流程。基本业务模块包括但不限于日常人力资源管理与服务工作中应用较多、比较容易实现的模块（见表1-4）。

逐步扩展到复杂的典型业务模块


万事开头难，让E-HR系统先用起来难。不过，只要基本的功能模块确实能够减轻工作量、提高工作效率和服务质量，有业务抓手，总会有工作人员和教职工愿意使用E-HR系统的。但是，进一步推进应用更难，真正要让全业务、全范围的人都来用E-HR系统，则还需要持续改进，扩展应用的广度和深度，并做好部门间的协调工作。
●为了先用起来，E-HR系统先侧重人事处内部业务办理；持续推进系统应用，既需要升级人事处内部业务模块，还需要面向全校开放，为各教职工、二级单位、职能部门等提供网络化管理与服务，更加开放透明、更加简化程序。
●为了系统尽快用起来，E-HR系统先侧重人事信息管理和薪酬管理；持续改进需要着重建设人才招聘、岗位聘任、考核、绩效管理等业务功能，并实现内部业务数据之间，以及人事数据与教学、科研、学生数据对接，支撑网络化管理与服务。
●为了系统得到更多用户的支持，E-HR系统先侧重实现人事信息数据的整理、查询和共享；持续改进需要建立业务分析模型，对人力资源构成、工资结构、岗位信息和学科信息等进行主题分析，并与教师的教学、科研、绩效关联分析，同时提供相关报表工具，节省统计分析和上报数据的工作量，也节省教师填报表时间。
●为了系统尽快上线，E-HR系统模块先主要由软件公司按照产品化或通用模式配制；持续改进需要实现用户能够根据自己的业务特征自行配置，优化业务模型和流程，更灵活和更快捷地响应日常业务需要，还要能够配合学校综合改革和人事制度改革的措施实施，很方便地调整业务流程，适应新的需求。
除了最基本的日常应用业务模块，有些典型应用业务模块也非常重要，但涉及的职能部门、二级单位和教职工较多，甚至面向校外专家，如果E-HR系统一上线就推广这类较复杂的业务模块，风险较大，甚至影响用户继续使用的兴趣和信息，建议对这类较复杂的典型应用模块逐步上线，甚至在大规模上线前先小范围试点应用（见表1-5）。

 构建协同和稳定运行的支撑模块


一个受欢迎的E-HR系统，不能仅局限于简单地将线下业务照搬到线上实现，也不能仅局限于人事处内部业务的数字化和网络化，还需要与日常对内、对外的业务关联，在一定层面上实行数据共享和协同办公。对于系统稳定运行，也不能仅局限于在日常应用中不出现故障，还需要考虑系统的灵活配置、操作简单、界面亲和、流程优化等。网上协同办公、系统灵活配置和稳定运行都需要相关的支撑模块（见表1-6），这也是众多高校更关注的问题。因此，只有支持网上协同办公，人事处才能得到更多的职能部门和业务系统的支持，才能吸引二级单位和教职工主动应用系统；只有实现灵活配置和稳定运行，人事处才有兴趣、有信心和有动力上线使用一个新的E-HR系统。
●一般来说，人事处比较关心使用E-HR系统是否会出错，是否会出现未处理的遗漏事务。因此，必要的待办事项提醒和办理情况反馈是最必要的。
●人事处上线一个E-HR系统，工作人员一定非常关心这个系统是否可控，就是在没有技术人员支持下，工作人员是否可以独立完成基本的业务，对于基本字段和公共代码能够自行管理，能够不受制于技术公司。
●对于人事处的E-HR系统负责人，会非常关心系统是否可以根据工作人员和其他用户的要求，及时调整功能模块、字段和对象属性。
●人和系统都可能会出错，人事处领导会非常关心如果出现业务办理错误，系统是否有日志记录，是否可以查询到错误操作人和原因，校验机制如何避免这些错误。
●对于没有或难以建设学校数据中心的高校，可以在E-HR系统内置数据中心模块，由于有人事工作业务作为抓手，通过系统对接、数据导入、个人填写等方式，更容易建立数据维护机制。数据中心模块对于E-HR系统的其他业务模块和学校其他业务系统的应用具有重要基础作用，复杂的需求更容易实现。
表1-6 E-HR系统协同和稳定运行的支撑模块
以A校为例，系统已经上线布置的业务模块有20多个（见图1-6），几乎与人事工作相关的业务都可以线上办理或线上线下结合办理。但是，这些模块并不是同时开发完成的，整个系统开发过程分几期；业务模块也不是一次性上线启用的，有的模块甚至调整改进多次，有先有后。最先应用的模块只有教职工查询、机构管理、人事管理和工资管理，逐步扩展到其他所有业务模块；这些模块的应用范围和深度也不一样，有的已经全校大范围推广使用，有些还局限于人事处内部试用；有些业务模块主要集中在人事处的应用，有些业务模块还只是对业务办理结果的管理，有些业务模块则设计了个人、学院、职能部门和人事处的完整业务流程，但自定义后面的流程权限可以代替前面的流程权限，这样不至于某类角色还没有使用系统而导致业务停滞；有些模块功能完善、用起来非常舒服，有些模块还只是凑合能用、需要继续改进。这些业务模块相对独立，建一个、试一个、推一个，最终所有业务模块都用好了，也就支撑了学校人力资源管理与服务信息化。
图1-6 A校E-HR系统常用功能模块
在A校内部，根据其业务领域和职责分工，不同内设部门对模块的应用重点也不同（见图1-7），这种相对明确独立的业务区分，对于E-HR系统分步建设和应用是有益的，不至于相互制约而导致停滞不前。当然，系统模块之间的数据是共享的、业务流程也是关联的，人事信息是所有业务的基础，薪酬管理体现业务办理结果并作为系统推行的抓手。
图1-7 A校人事工作业务领域与E-HR系统常用模块
为了更好地服务学校综合改革和人事制度改革，必须实现人力资源管理与服务信息化。根据A校的探索与实践经验，建议以薪酬福利为抓手来推动E-HR系统的建设与应用，以信息共享为关键来实现协同管理与服务，以人才工作为重点来提供分类体系与服务，以岗位管理为基础来搭建业务模型与流程，以自动报表为亮点来支持决策与业务分析，以角色权限为依据来进行平台管理与配置，以技术外包为起点来获得专业开发与支持。