高校人力资源管理的定义是指，根据学校的战略目标制定相应的人力资源战略规划，并为实现学校的战略目标进行人力资源的获取、使用、开发、保持、评价与激励。高校的人力资源管理与服务工作通常由一个校级领导办事机构领导小组的多部门协同工作体系来共同承担。[12]高校人事制度改革工作意义深远、责任重大，需要聚全校之力，学校领导、学院、职能部门、教职工都将切身相关并置身其中。根据学校综合改革方案和人事制度改革方案，人力资源部门应在其中发挥牵头作用。而且，人力资源部门要率先行动，建章立制，从管理转向服务。人事工作都需要由人来执行，对于高校而言，人力资源部门大体上就是人事部或人事处（以下统称人事处）。在人事处内部，又形成一些约定俗成的部门，甚至还有一些挂靠单位或合署办公机构，内部机构设置和岗位设置大同小异，涵盖了人事处的主要职能，如人力资源规划、招聘、入职、岗位、薪酬、社保、退休、培训、信息化等。

简单调研显示，有的高校人力资源部门的内设机构比较集中，主要业务按一定的规则归口管理；有的高校内设机构比较多，按单一业务分工负责。人力资源规划与调配职能主要设在规划与配置办、人才办或人事科；为了做好高层次人才的培养和引进工作，一般高校都设立了高层次人才办公室，独立运行或与人才办合署；博士后工作或单独设博士后管理办公室，或由人才办兼管；聘任与考核工作一般都设专门办公室，如师资科或教师办，也有一些高校将其职能分散在规划与调配办；薪酬福利工作一般单设薪酬办或劳资科，也有一些高校设置在资源配置与管理中心；教师培训与专业发展的职能一般涵盖在师资科，也有一些高校单设培训办，还有一些高校由师资科与学校单设的教师发展中心共同负责；只有很少的高校专门设了信息办，专门负责E-HR系统和基础数据库的建设和技术支持，人员主要来自各内设部门，兼职协同工作为主；大多数高校还设立了综合办公室，处理面向处内或处外的综合性工作（见表1-1）。无论如何划分内设机构，都需要内部协同工作，业务流程和数据关联。
表1-1 部分高校人事处内设或挂靠部门
说明：√表示该高校的人力资源部门内设有类似机构。
作为高校的人力资源主管部门，人事处的部门职责大致相同，主要负责编制管理、岗位设置与聘任、人员招聘与调配、人才引进与开发、人事关系与合同管理、绩效考核与业绩奖励、薪酬福利和社保、教职工专业发展等多项职责。以A校为例（见表1-2），人事处内部机构设置采用的是比较通行的做法：学校提出了实施人才强校战略，并专门设置了人才工作领导小组，负责学校人才工作总体战略和重大政策的规划和制定，领导小组办公室即人才办负责进人，即各类人力资源的规划、招聘和调配，高层次人次引进，以及兼管博士后工作；师资办主要负责用人，即岗位聘任、考核和教师专业发展，以及教师公派出国管理；劳资办负责管人，即后台的人事信息管理、合同管理、薪酬和福利管理，以及兼管退休工作；人力资源服务中心负责服务人，即社保和非事业编制人员管理等。这种内设机构主要基于业务流程实现协同办公，信息化串接所有业务。另外，高校内部还有一些业务上与人事处有较紧密联系的职能部门，如组织部、学科处、教务处、研究生院、科技处、社科处、财务处、学生处、退休处和后勤处等。上级主管部门一般是国家和地方政府的人力资源与社会保障部门、教育行政部门的人事编制劳资调配管理部门等。
表1-2 A校人事处岗位设置及职责
作为人事处主要管理与服务的对象，学校教职工由教师和其他专业技术人员、管理人员、工勤人员等组成。学校根据学科建设、人才培养、科学研究、社会服务的实际需要，适当聘任其他教育工作者，如讲座教授、兼职教授、客座教授、外籍教师、访问学者、进修教师、在站博士后、校聘人员、院处聘人员等。以A校为例，学校章程对其管理、权利、义务有明确规定，从中也间接明确了人事处的管理与服务职责。
资料框1-2 A校章程中有关教职员工的规定


 解决日常管理与服务工作中存在的问题


高校综合改革和人事制度改革中可能面临的挑战或问题，需要从体制机制和政策制度的宏观层面解决问题和促进发展。对于具体操作层面，在现有的管理方式下，一些高校人事处的内部和对外的管理和服务工作也常常存在一些问题，这些问题的解决既有赖于学校层面的综合改革和人事制度改革，也需要采取信息化路径支撑其持续改进。
——人事处内部缺少统筹协调与合作。人事处内设各个部门和人员有明确的分工和职责，由于人事工作的条块分割，相互之间没有太多交集或制约，内部之间缺少合作是一些高校人事处常见的现象。例如，没有定期召开处内工作会议，传达和贯彻落实学校对人事工作的精神和部署，了解工作进展、布置工作任务、协调解决具体问题；出台重要文件较少进行处内部讨论征询意见，导致处内的政策措施不一致；重要工作启动和进展不通气，产生大量重复性工作；没有公开的业务流程图，教职工办事多次“往返跑”。解决这类问题，建议一是坚持例会制度，处务会或全体人员工作会议，有准备、有议程、重执行、重落实；通过“流程图表化、操作信息化”解决协作问题，有分工、有规则、重协同、重效率。
——人事处与学校职能部门之间缺少协调沟通。一些高校的人事处是一个相对比较封闭的体系，且人事处在学校是一个赋权较多或抓手较多、掌握信息较多的部门，因此，人事处常常可以独自实施一些改革措施，这种强势的工作方式有时则难以得到其他职能部门的支持甚至遇到更多阻力。例如，重要人事制度改革政策出台之前没有与其他部门沟通和会签，导致贯彻落实的时候在部门遇到阻力或“打折扣”；人事信息不向其他职能部门开放共享，仍以传统复制方式交换数据，导致人事信息滞后或不准确；人事工作没有充分考虑学科建设、人才培养、科学研究和社会服务的实际情况和需求。建议重要人事制度改革政策文件出台前先在部门之间沟通，形成配套措施协同推进；主动向学校职能部门共享并共同维护人事信息，以此也可以顺利获取教师的教学和科研信息。信息化是推进协同工作的重要手段，在E-HR系统和相关业务系统支持下实现数据与业务流程的无缝对接和自动化办理。
——人事处的工作缺少计划性，工作重点不突出。人事工作与教师利益息息相关，涉及方方面面，一些高校的人事处不敢或不舍得放权，管的事情太多、太具体，疲于应付差事和日常杂事。一些高校的人事处每个阶段并没有讨论确定重点工作任务和工作计划时间表，没有督促落实的机制。例如，有些非常简单的业务涉及教师个人、二级单位党政领导、组织部、财经处、人事处办事员、人事处副处长、处长和主管校领导，办理业务涉及申请、审核和调薪，相当复杂。建议对一些涉及部门和人员较多的业务，完全可以上网实现“无纸化办公”；对于一些简单的业务，尽量集中到一个人办理或设置集中服务大厅，特殊情况才报领导审视；每月各部门都要有工作计划简表和工作总结简表，集中精力协同打“攻坚战”。有的时候人事工作计划不能执行和落实常常是一直在等待领导决策，为此E-HR系统可以提供更科学的数据分析供决策参考，还可以优化业务流程，设定业务节点时间表，由E-HR系统自动催办。
——人事处工作人员的开放和服务意识不够。人事处的工作责任重大，也是矛盾比较集中点，为了减轻责任、回避矛盾，一些高校的人事处工作人员容易出现推诿责任和工作的现象，对于一些已经存在的问题不积极想办法解决，而是任其引发更多矛盾或更大的问题。人事政策的刚性较强，办理工作要求有较强的原则性，在人事处工作的人员往往容易固化成管理的思维，而缺少服务的意识。例如，在一些高校，教职工的薪酬是不透明公开的，薪酬管理人员相对比较保守，担心数据泄露，也不愿意用E-HR系统，教职工查询工资或打印收入证明非常不方便。建议定期把学院和教师对人事处的投诉问题汇总，及时分析，及时解决；对人事处的工作进行梳理，明确和公开所有人事工作的办理流程、基本原则和要求；更多的业务由E-HR系统设定自动化处理的规则和程序，业务办理过程和结果公开透明，如此教职工主要与规则和计算机打交道，也可以减少学院和教师将矛盾集中在人事处。
——人事处的管理与服务力量还待充实，梯队建设要加强。一些高校人事处的“老人”多，这对工作的延续性有好处，但是，这也容易形成因循守旧的思想和行动。一些高校缺少具有专业知识的和国际视野的人力资源管理专门人才，人事工作难以达到专业化和科学化的标准，对学校的国际化发展也不利。建议学校人力资源能力建设不能局限于专任教师的专业化发展，职能部门包括人事处的工作人员也要加强调研和学习，特别要加强基本职业技能和信息化素养培训；建立工作人员之间轮岗制度；对能力提高快的职员，给予上升绿色通道或优秀奖励；利用校内专家资源提升人事处的工作质量，利用学生助理资源做支持服务工作。
——人事处没有可以网络共享的基础数据库、系统平台及其维护更新机制。在没有系统平台和共享数据库支撑的情况下，一些高校的人事处通过传统的手工方式，也能够完成日常的管理与服务工作，似乎E-HR系统是可有可无的，但是，信息化一定可以提高工作效率和服务质量。建议结合上级单位部署的数据统计分析工作，集中对人事处的基础数据进行核校，建立维护更新机制，自动化实现统计分析和报表功能；逐步推行E-HR系统，对人事处各内设部门、学校其他职能部门、学院和教师开放服务并提供技术支持，真正用起来。
从上述问题和改进建议分析可以看出，高质量地解决日常人力资源管理与服务工作中存在的问题，信息化是一条可取的路径，信息化可以优化业务流程、提高工作效率、提升服务质量、节省管理成本、共享基本信息、实现协同工作和透明公开等。尽快建设和应用E-HR系统，就是践行从管理到服务的理念，就是为学校综合改革和人事制度改革提供技术支撑。


 高校信息化转向更加注重应用与服务


我国政府提出要促进工业化、信息化、城镇化、农业现代化同步发展，信息化已被提升至国家发展战略的高度。教育信息化是国家信息化重要组成部分和教育改革发展的关键激发因素，加快教育信息化进程、以教育信息化带动教育现代化是推进教育事业改革发展的战略选择。我国的教育信息化体系包括信息基础设施、信息资源、信息技术应用、信息化人才、信息化政策、标准和产业环境等内容，其中应用可以包罗万象，如教与学、科研、管理和服务等。我国政府规划今后一个时期教育信息化的重要任务就是要实行应用驱动，以信息技术推动教育教学改革、实现教育模式创新，优化服务流程并提高信息化管理水平与实效。
在全球范围内，无论是在校园内外，还是在课堂教学、远程教学、学术研究、行政管理与服务中，信息化都日渐成为高校的重要手段，尽管也面临着各种困难与挑战。信息化并没有完全替代传统的课堂教学，但已显得更加不可或缺。我国的高等教育信息化围绕大学“人才培养、科学研究、社会服务和文化传承”的功能定位，主要聚焦在基础设施和信息资源建设、信息技术与教学、科研和服务的深度融合，支撑信息化管理与服务。一是加强高校数字校园建设与应用，开发整合各类优质教育教学资源，建立高等教育资源共建共享机制，推进高等教育精品课程、图书文献共享、教学实验平台等信息化建设，推进信息技术在教学中的普遍应用。二是创新信息化教学与学习方式，加快对课程和专业的数字化改造，推动学科工具和平台的广泛应用，培养学生自主学习、自主管理、自主服务的意识与能力。三是建设知识开放共享环境，构建数字化科研协作支撑平台，推进研究实验基地、大型科学仪器设备、自然科技资源、科学数据、科学文献共享，支持跨学科、跨领域、跨地区的协同创新。四是利用信息化手段，推进产学研用结合，提高高校服务经济社会发展的能力。五是利用信息技术手段提高行政管理与服务的质量。[13]
教育管理信息化是推动政府转变教育管理职能，提高管理效率，促进教育决策科学化、公共服务系统化、学校管理规范化的有力手段。我国政府在这方面的目标和任务体现在：一是建立教育管理信息标准体系、国家教育管理基础数据库，以及事务处理、业务监管、动态监测、评估评价、决策分析等教育管理信息系统；二是建立国家教育管理公共服务平台和配套服务机制；三是建立电子校务平台，加强教学质量监控，支撑现代学校制度建设等。公共服务信息化主要体现在公共支撑环境，包括完善教育信息网络基础设施，实现全国所有学校和教育机构宽带接入；形成资源配置与服务的集约化发展途径，构建稳定可靠、低成本的国家教育云服务模式；建立国家、地方、教育机构、师生、企业和其他社会力量共建共享优质数字教育资源的环境，开发深度融入学科教学的课件素材、制作工具，完善各种资源库，建设优质网络课程和实验系统、虚拟实验室等，支持偏远地区、少数民族地区、经济欠发达地区和薄弱学校享用优质的教育资源服务；建立安全绿色信息化环境的保障体系和管理机制等。由于E-HR系统可以提供教师、机构等基础数据，且与学校教职工的日常业务息息相关，是学校信息化最基础、教师应用最频繁的系统。如果没有E-HR系统，则难以建设数字校园，也难以实现学校各信息化业务系统的互联互通，也就没有高等教育管理信息化。
我国教育管理信息化采用“两级建设、五级应用”体系。两级建设是指在部、省分别建立国家级和省级数据中心，建设数据集中、系统集成的统一应用环境。五级应用是指各类系统均同步统一部署国家、省、地市、县、学校五级应用。教育部确立的重点是建设国家和省两级数据中心，逐步实现学生、教师和学校资产等信息入库；强化系统建设和实际应用，把重点业务管理系统从目前的10个增加到20个以上，特别要在完善标准、互接互认的基础上，把学籍、教师、校舍、营养餐等方面的管理系统整合起来。[14]
为了推动各级教育行政管理机构的业务水平、监管水平、办公效率、服务能力的提高，需要大力推进教育电子政务，但要认识到信息化管理并不一定都能提高效率，而且还可能带来数据负担和更多管理层级。在教育信息化建设与投入过程中，很容易忽视软件系统资产。例如，对高校而言，早已跨越网络和硬件基础设施建设阶段，更多的投入已经聚焦在资源建设和软件平台建设，以此更好地发挥信息技术在教学、科研、管理和服务中的效益，典型的应用系统包括信息门户、教学管理系统、科研管理系统、学生管理系统、财经管理系统、资产管理系统、E-HR系统等。实际上，信息技术环境下更应该也更容易实现从管理到服务的转变，但这种转变绝非建设几个软件系统和数据库就能够自然实现的，也有大量的工作要做。
●第一，转变观念，管理信息化并不是为了更好地管控或仅仅为了提高管理效率，而是为了更好地提供公共服务，让社会公众包括师生更方便获取信息和服务。
●第二，建设公共服务平台，单一的业务系统要逐步整合，首先从整合基础数据开始，构建大数据+大平台+大应用的公共服务体系及平台。
●第三，简化管理环节，对于学校和师生用户来说，他们是所有业务和数据的起点，所有的公共服务平台和基础数据要直接开放给学校和师生。要从实际用户和服务对象的角度考虑建设问题，而非自上而下地仅考虑支持领导决策的功能。
●第四，减少教育数据采集负担，首先是要建设数据采集标准，确立数据采集目录，减少数据采集的随意性，确保数据采集的合法性和准确性。
●第五，数据要公示和共享，除非涉密和特别敏感隐私的个人信息，所采集的数据及统计分析结果，要透明开放共享给学校、师生和研究者等社会公众。
●第六，做好系统和数据更新维护工作，而且要让用户主动参与其中等。数据采集和维护要与具体业务结合，而不是脱节，不能为了数据采集而采集。
随着人力资源管理与服务职能在组织中谋求扮演越来越具有战略性的角色，它们所面临的第一项重要任务就是减少日常性的行政管理工作所占用的时间，从而把更多的时间放在传统性和变革性的人力资源管理与服务活动上来，最新的发展趋势就是通过利用信息技术来处理这些工作任务，有相当数量的活动将会在不致牺牲效率和有效性（甚至反而会更加有帮助）的前提下通过网络来完成。[15]对于高校信息化来说，E-HR系统既是其重要建设内容，更应该成为其底层基础平台和典型示范应用系统。